5 tips om afzeggingen en no-shows van kandidaten te voorkomen

Herkenbaar? De telefonische kennismaking ging goed en de kandidaat lijkt erg geschikt voor uw openstaande functie. Nu is het tijd voor het face-to-facegesprek. U spreekt een tijd af die u allebei goed uitkomt, en dan… trekt de kandidaat zich terug! U bent weer terug bij af.

Vervelend, vooral als een kandidaat gewoon niet komt opdagen. Voor mkb’ers is dit nog frustrerender, aangezien de eigenaar meestal meerdere rollen in het bedrijf heeft en de werving en selectie vaak zelf doet.

De werkloosheid daalt en dat betekent dat kandidaten het voor het zeggen hebben. En dat houdt weer in dat recruiters meer en meer te maken krijgen met sollicitanten die afzeggen of niet komen opdagen. Is daar nu echt niets aan te doen? Jawel. Probeer deze vijf tips eens.

1. Ontdek hoe geïnteresseerd de kandidaat daadwerkelijk is

Hoe druk u ook bent en hoe hard u ook iemand nodig hebt, neem wel de tijd om de juiste persoon te vinden. Stap één is dus om te ontdekken of een kandidaat oprecht interesse heeft in de openstaande functie.

Hoe? Ga meteen de diepte in tijdens een telefonische kennismaking. Bespreek taken en verantwoordelijkheden uitvoerig, zodat de kandidaat zich een goed beeld van de baan kan vormen. Probeer er ook achter te komen wat de kandidaat precies drijft, waarom hij naar een andere baan op zoek is en – uiteraard – wat zijn salarisverwachtingen zijn.

En belangrijker nog: luister. Passen zijn antwoorden bij de baan én de bedrijfscultuur? U zoekt immers iemand die met beide een goede match is.

2. Houd contact

Communicatie en betrokkenheid zijn essentieel, dus wees expliciet en stel u vriendelijk en oprecht op. Laat de kandidaat weten dat zijn interesse in uw bedrijf erg gewaardeerd wordt.

Verplaats u in een kandidaat en beschrijf alles wat u zou willen weten: de belangrijkste informatie over het bedrijf en de baan zelf, maar ook de vervolgstappen van de sollicitatieprocedure. Volg het telefoongesprek op met een e-mail om zoveel mogelijk onzekerheid weg te nemen.

Daarnaast, vraag kandidaten bijvoorbeeld al tijdens de telefonische kennismaking of ze het u willen laten weten als ze besluiten zich toch terug te trekken. Bevestig bovendien de afspraken voor de gesprekken meerdere keren. En, laat ook iets van u horen naarmate de datum dichterbij komt.

Vertel met wie de kandidaat het sollicitatiegesprek zal gaan voeren en doe dat al in een vroeg stadium. Zo bouwt u een vertrouwensbasis op, wat het risico op terugtrekken verkleint.

3. Houd rekening met de kandidaat

Probeer face-to-facegesprekken snel in te plannen. Want hoe langer u wacht, des te groter de kans dat een ander bedrijf u voor is. De mensen die u wilt spreken, hebben vaak een volle agenda. Flexibiliteit is dus essentieel – een mooie manier om een kandidaat te laten merken dat hij of zij belangrijk voor u is.

Hoe graag wilt u deze kandidaat hebben? Soms is het de moeite waard net dat stapje extra te zetten, ook al is dat minder handig voor uzelf. Overweeg eens om een gesprek via video te voeren, of juist niet op kantoor maar in een café, of na kantooruren. Voorkom in ieder geval dat u een afspraak moet verzetten. Dat komt niet erg georganiseerd over op de kandidaat.

4. Wees eerlijk tegen uzelf

Vat afzeggingen niet persoonlijk op. Zie ze juist als een leermoment. Achterhaal bij de kandidaat waarom hij zich terugtrok en bekijk op basis daarvan wat u kunt doen om het wervingsproces bij uw bedrijf te verbeteren.

Maar u kunt ook op een andere manier aan deze informatie komen. Als er duidelijk een patroon is aan te wijzen in de terugtrekkingen, dan is het zaak eens goed te bekijken hoe uw bedrijf van buitenaf gezien wordt. Schrijven kandidaten online negatieve reviews? Is de sollicitatieprocedure net een tweedaagse marathon? Is het salaris dat u biedt wel conform het marktgemiddelde?

In het huidige digitale tijdperk kunt u niet meer negeren wat mensen online zeggen. Leer er juist van. Of houd de controle door uw eigen Bedrijfspagina te maken, waar u informatie kunt delen over het dagelijks werk bij uw bedrijf en direct kunt reageren op de feedback van werkzoekenden.

5. Geef niet op

Zoals voor zoveel dingen in het leven, geldt ook voor recruitment dat opgeven geen optie is. En wees ook niet zo ongeduldig dat u iemand aanneemt alleen maar om de vacature te vervullen. Misschien mist u dan wel net die ene perfecte match met uw bedrijf.

Als u een bepaalde kandidaat graag wilt, is de kans groot dat een andere werkgever hem ook interessant vindt. Creëer daarom waar mogelijk een buffer tegen afzeggingen door meerdere kandidaten te selecteren voor een sollicitatiegesprek. Nodigt u normaal gesproken drie sollicitanten uit? Ga dan nu eens voor vijf. Want voorkomen is beter dan genezen.

Met deze vijf tips moet het lukken minder last te hebben van afzeggingen, zodat u meer kans maakt de juiste kandidaat te vinden voor uw openstaande functie. Het talent is er wel, nu moet u het alleen nog binnenhalen!

Meer weten? Bekijk hier onze infographic over ‘De menselijke kant van het recruitmentproces’