Belangrijke tips voor een goede voorbereiding op sollicitatiegesprekken met kandidaten

Interviewing a candidate

De reactietermijn van uw vacature is verlopen. U bent door een stapel cv’s gegaan en u heeft de kandidaten geselecteerd die beschikken over de juiste vaardigheden en het beste passen bij uw bedrijfscultuur. Nu is het tijd om door te gaan met de volgende stap in het recruitmentproces: het sollicitatiegesprek.

Sollicitatiegesprekken zijn van essentieel belang om te kijken of de kandidaat face-to-face net zo’n goede indruk maakt als op zijn cv. Maar let op: dit proces werkt natuurlijk beide kanten op.

Tijdens een sollicitatiegesprek leert een kandidaat net zoveel over u, als u over hem leert. Beide partijen moeten daarom hun beste beentje voor zetten en beslagen ten ijs komen. Dit korte gesprek is wellicht de enige kans die u heeft om in gesprek te gaan met een kandidaat vóórdat u hem aanneemt en van die kans kunt u maar beter optimaal profiteren. Hieronder een aantal tips om u daarbij te helpen.

Voorafgaand aan het sollicitatiegesprek

We kunnen het nooit genoeg benadrukken: het belang van goede communicatie. En dat geldt zeker in deze fase van het recruitmentproces.

Laat de kandidaat niet alleen weten hoe laat en waar het sollicitatiegesprek plaatsvindt, maar help hem ook door bijvoorbeeld verkeersinformatie mee te sturen als u weet dat het rond het tijdstip van het gesprek vaak druk is op de weg. Of stuur een alternatieve route als u weet dat er dan wegwerkzaamheden plaatsvinden.

Moet de kandidaat een identiteitsbewijs tonen om uw pand binnen te komen? Vergeet de sollicitant daar niet over te informeren. En als u echt behulpzaam wilt zijn, kunt u de dag van tevoren ook nog een bericht sturen om hem eraan te herinneren.

Vergeet daarnaast natuurlijk ook niet om de beveiliger of receptionist bij de ingang van uw pand te informeren dat u belangrijk bezoek verwacht.

Bereid vragen voor

Neem de tijd om de vacaturetekst opnieuw goed door te lezen en zet de belangrijkste vaardigheden waar de kandidaat over moet beschikken voor u zelf nog eens op een rijtje. Vergeet in dat overzicht  niet de relevante soft skills op te nemen, zoals communicatieve vaardigheden, teamwork, flexibiliteit en probleemoplossend vermogen.

Gebruik de vaardigheden die voor u het belangrijkst zijn als leidraad voor het opstellen van vragen die u de kandidaat tijdens het sollicitatiegesprek wilt stellen. En houdt u gesprekken met meerdere kandidaten? Markeer dan de vragen die voor alle kandidaten relevant zijn, en die u dus in meerdere gesprekken kunt stellen.

Lees de richtlijnen voor gelijke behandeling

Nu we het toch over de voorbereiding hebben, bent u bekend met de richtlijnen van de Rijksoverheid voor welke vragen u wel en niet mag stellen in een sollicitatiegesprek? Zo niet, dan is het belangrijk om die eens goed door te lezen.

Sommige sollicitatievragen kunnen namelijk worden gezien als discriminerend. Iets dat u uiteraard wilt voorkomen, zeker gezien het feit dat uit onderzoek van Indeed blijkt dat een op de acht mensen zich weleens gediscrimineerd voelde tijdens een sollicitatie.

De richtlijnen van de Rijksoverheid noemen overigens geen specifieke verboden vragen. Maar er staat wel in dat u geen vragen mag stellen over privé- en gezondheidszaken – enkele specifieke uitzonderingen daargelaten. Door u de richtlijnen goed eigen te maken, kunt u mogelijke juridische problemen voorkomen.

Onderwerpen om te vermijden

Een goede vuistregel om mogelijk discriminerende vragen te voorkomen is door kritisch naar uw voorbereiding op het sollicitatiegesprek te kijken. Beoordeel daarbij elke vraag die u de kandidaat wilt stellen: is dit relevant voor de functie? Kan deze vraag verkeerd geïnterpreteerd worden? Zou ik deze vraag ook stellen aan een kandidaat met een andere achtergrond?

Door kritisch te zijn kunt u vragen schrappen die op het eerste gezicht misschien onschuldig lijken, maar anders kunnen worden opgevat. Denk aan vragen als:

  • In welk jaar deed je eindexamen? Zeker als u beiden naar dezelfde school ging, lijkt deze vraag op het eerste gezicht onschuldig. Maar het kan ook worden geïnterpreteerd als een poging om te achterhalen hoe oud iemand is.
  • Als je daar woont moeten je kinderen zeker elke dag naar school fietsen? Hiermee vraagt u indirect of iemand kinderen heeft, en dat kan worden opgevat als vissen naar een kinderwens.
  • Ik zie dat je een activity tracker om hebt, welke apps gebruik jij daarbij? Wellicht bedoeld als ijsbreker tussen twee gadgetfans onder elkaar, maar kan ook worden gezien als het informeren naar iemands gezondheid.
  • Waar komt die achternaam vandaan? Een voorbeeld van een vraag die wellicht vriendelijk bedoeld is, maar kan worden opgevat als een poging om iemands etnische achtergrond te achterhalen.
  • Wat voor werk doet je partner? Kan niet alleen worden opgevat als een poging om iemands burgerlijke staat te achterhalen, maar ook zijn seksuele geaardheid.

Wilt u meer weten over waar u in het kader van gelijke behandeling wel en niet naar kunt informeren? Als aanvulling op de richtlijnen stelde de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling de NVP Sollicitatiecode op, die u kan helpen bij het opstellen van een eerlijk wervingsproces.

De hamvraag

Het aannemen van een kandidaat kan grote gevolgen hebben voor uw organisatie. En omdat het sollicitatiegesprek een van de weinige momenten is om te bepalen of u de juiste persoon voor u heeft, is het belangrijk dat u zich hierop goed voorbereidt.

Waarschijnlijk bent u in uw hoofd nu al volop bezig met het bedenken van de juiste vragen. Goed bezig! Uiteraard helpen we u daar graag bij. In de volgende blogpost gaan we daarom dieper in op ondergewaardeerde of gewoon onbekende vragen om te stellen aan kandidaten.

Aaron Schwartz is Senior Manager Employee Insights bij Indeed.