De kunst van het afwijzen: zo vertel je kandidaten dat zij de baan niet gekregen hebben – 7 tips

How to reject candidates for the job

De juiste mensen aannemen is voor je organisatie van cruciaal belang. Maar mensen op een goede manier afwijzen is minstens zo belangrijk. Per slot van rekening solliciteren aanzienlijk meer kandidaten op een vacature dan je uiteindelijk aanneemt. Ook afgewezen kandidaten wil je natuurlijk het respect en de aandacht geven die zij verdienen. Terwijl je bij hen tegelijkertijd een positieve indruk wilt achterlaten van jouw bedrijf. In deze wereld waarin iedereen met iedereen verbonden is, is een slechte reputatie immers het laatste wat je wilt.

Kandidaten delen hun positieve en negatieve ervaringen veel en graag met anderen. In persoonlijke gesprekken, maar ook op social media, online forums, websites en als review op de Indeed Bedrijfspagina’s. Dat er veel belangstelling is voor deze ervaringen weten we maar al te goed: 73% van de kandidaten zegt dat de reputatie van een werkgever belangrijk is als zij zoeken naar een nieuwe baan. De manier waarop je omgaat met niet-geselecteerde kandidaten is deel van de candidate experience en heeft impact op de reputatie van je organisatie.

Een werkgever die de kunst van het afwijzen beheerst, profiteert op twee manieren. Ten eerste zullen sollicitanten die uiteindelijk de baan niet kregen, eerder geneigd zijn een goed woordje voor je te doen bij andere kandidaten. Hoe meer vacatures en sollicitanten je hebt, hoe belangrijker dit is. Ten tweede is de kans aanzienlijk dat zij in de toekomst opnieuw bij je solliciteren als er een vacature is die beter bij hen past.

Hoe zorg je dat ook afgewezen kandidaten ambassadeurs van je werkgeversmerk worden? Een paar punten waarop je moet letten als je nee zegt.

#1 Negeer kandidaten niet

Een veelgehoorde klacht van kandidaten is dat zij na hun sollicitatie helemaal niets meer horen van de werkgever. Het klinkt misschien ongelooflijk, zeker in tijden van schaarste op de arbeidsmarkt, maar toch gebeurt het maar al te vaak. In het Engels bestaat er zelfs een aparte term voor: ‘ghosting’.

Natuurlijk is het wel verklaarbaar. Werkgevers en recruiters hebben het druk en gaan ervan uit dat kandidaten de boodschap wel begrijpen als ze niets meer horen. Er is weinig tijd en er moet nog zoveel gedaan worden. Vooral als het gaat om grote aantallen vacatures en sollicitanten is het risico groot dat je de afgewezen kandidaten uit het oog verliest.

Soms lees je het zelfs in de vacaturetekst terug: “Als u binnen 14 dagen niets van ons hoort, kunt u ervan uitgaan dat u niet in aanmerking komt voor deze functie”. Duidelijk toch? Misschien wel, maar ook erg onpersoonlijk en schadelijk voor je reputatie als werkgever.

Uit onderzoek van Indeed blijkt namelijk dat voor 24% van de werkzoekenden wachten op een reactie van een potentiële werkgever de nummer één bron van irritatie is bij het solliciteren. Overigens nemen ook sollicitanten regelmatig hun toevlucht tot ghosting. In dit artikel lees je hoe je no-shows van kandidaten kunt voorkomen.

Als je als werkgever niets meer van je laat horen, heeft dit een negatief effect op je organisatie. Allereerst op je employer brand, maar ook op je commerciële ofwel je corporate brand. Volgens onderzoek deelt gemiddeld tweederde van de kandidaten positieve en negatieve ervaringen met familie, collega’s en vrienden. Stel dat iedere kandidaat zijn ervaring met gemiddeld 5 personen deelt, welke impact zou een negatieve ervaring dan hebben op jouw reputatie?

#2 Behandel iedere kandidaat met respect

Onzekerheid is voor veel mensen een bron van stress. Bied daarom altijd duidelijkheid. Of het nu gaat om een positief of een negatief bericht, geef de kandidaat na elk contactmoment in elk geval zo snel mogelijk een terugkoppeling. Als duidelijk is dat een sollicitant niet in aanmerking komt voor de baan, vertel dit dan direct. Op die manier verkort je de periode van onzekerheid. De kandidaat kan het hoofdstuk afsluiten en zijn blik weer vooruit richten.

#3 Geef een persoonlijke reactie

Zorg dat je altijd een persoonlijk bericht geeft, ook aan hen die het niet geworden zijn. Gaat het om weinig sollicitanten, dan zou dat telefonisch kunnen. Heb je daarvoor geen tijd, of gaat het om veel kandidaten, dan kun je een e-mail sturen. Hoe persoonlijker het antwoord, des te beter het ontvangen zal worden. Maak je gebruik van een recruitmentsysteem, dan kun je voor afwijzingen eenvoudig standaard e-mails inrichten in je sollicitatieproces. Maar houd het persoonlijk, ook als je gebruikmaakt van e-mail templates. Voeg gepersonaliseerde velden toe en vul het bericht waar wenselijk aan met individuele details.

#4 Licht de reden van je besluit toe

Natuurlijk laat je het niet bij een simpele afwijzing. Achter iedere sollicitant schuilt immers een mens van vlees en bloed die heel graag bij jou zou willen werken. Bedank de kandidaat voor zijn tijd en belangstelling, geef aan waarom de keuze niet op hem is gevallen en wens hem succes in zijn verdere carrière. Is het de moeite waard om de relatie in stand te houden? Gooi dan de deur niet dicht: nodig hem uit nogmaals bij je te solliciteren als een passende vacature voorbijkomt. Of bied de mogelijkheid om een vacature-alert aan te maken, zodat hij op de hoogte kan blijven van carrièremogelijkheden binnen je organisatie.

#5 Heb begrip voor negatieve emoties

Ook al doe je er alles aan om kandidaten respectvol af te wijzen, toch zijn gevoelens van teleurstelling, woede of onbegrip onvermijdelijk. Sommigen zullen ervoor kiezen deze emoties te uiten. Respecteer dit. Als je te maken hebt met een boze kandidaat, blijf dan rustig en begripvol. Licht waar nodig je besluit nogmaals kort en helder toe en bedenk wat je in dit geval kunt doen om de afwijzing om te turnen in een neutrale of, beter nog, een positieve ervaring.

#6 Buig de afwijzing om naar een positieve ervaring

Onvermijdelijk gaat iedere afwijzing gepaard met teleurstelling. Maar het hoeft geen negatieve ervaring te blijven. Als een afwijzing op een respectvolle manier wordt gedaan, met een duidelijke en persoonlijke toelichting, dan kan dit uiteindelijk heel goed positief uitwerken. Zeker als je daarnaast nét een beetje meer biedt.

Een aansprekend voorbeeld hiervan is cosmeticahuis Rituals, dat als doel heeft om van elke sollicitant een merkambassadeur te maken. Zij hebben hiervoor een complete candidate journey ingericht vol ‘belevingsmomenten’. Zo krijgt iedere kandidaat als dank voor zijn belangstelling twee cadeautjes: één voor zichzelf en één om weg te geven. Reken maar dat dat hierover gesproken wordt!

#7 En ga nog een stapje verder …

Dat het nóg kandidaatvriendelijker kan, bewijst Reinier de Graaf Ziekenhuis. Zij bieden afgewezen kandidaten de nazorg die een gerespecteerd ziekenhuis waardig is. Hun recruitmentafdeling organiseert regelmatig een speciaal ‘sollicitantenspreekuur’, waarin kandidaten kunnen vragen hoe zij hun cv en sollicitatie-skills kunnen verbeteren.

Het is nooit leuk een baan niet te krijgen. Maar hoe zou jíj het vinden als je op deze manier werd afgewezen? Zou je erover vertellen aan vrienden, familie, collega’s? En delen zij het op hun beurt ook weer in hun eigen netwerk? Wat zijn de gevolgen voor het imago niet alleen als ziekenhuis, maar ook als werkgever? Het moge duidelijk zijn: een positieve candidate experience, ook als een kandidaat afgewezen is, heeft een enorme impact op het imago van je organisatie.

Meer tips?

Afgewezen worden is nooit leuk. Toch kun je als werkgever ervoor zorgen dat ook dit een waardig en vruchtbaar onderdeel wordt van de candidate experience. Geef iedere sollicitant zo snel mogelijk een terugkoppeling, licht het besluit persoonlijk toe, wees respectvol en opbouwend, heb begrip voor negatieve emoties, bied toegevoegde waarde, voeg een verrassingselement toe en houd de relatie warm.

Wat betekent dit voor jouw recruitmentproces? Ben je benieuwd naar meer inzichten over succesvol werven en employer branding? Meld je kosteloos aan voor de Indeed Academy voor talloze tips, succesvolle strategieën en best practices.