Hoe kan je als recruiter méér bereiken in minder tijd? Handige tools en 5 tips

Recruiter shaking hands with job candidate

Tijd. Voor de meeste recruiters is het een uiterst schaars goedje. En het zijn nu juist de tijd en aandacht die zij aan hun hiring partners en kandidaten kunnen besteden, die doorslaggevend zijn voor de kwaliteit en het succes van hun dienstverlening. Maar de vele variabelen waarvan recruiters afhankelijk zijn, zoals aanpassingen in het eisenpakket, wijzigingen in deadlines en drukke agenda’s van kandidaten, nemen enorm veel tijd in beslag. Een slimme aanpak, gestroomlijnde processen en het inzetten van moderne technologie helpen je om tijd te besparen, zodat jij je kunt focussen op waar je goed in bent: het vinden van de juiste baan voor de juiste persoon.

Hoe kun je als recruiter méér bereiken in minder tijd? We geven je 5 tips.

#1 Stroomlijn je recruitmentproces

Het recruitmentsysteem (ATS) is het visitekaartje van een werkgever. Kandidaten maken vaak via hun sollicitatie voor het eerst kennis met je organisatie. Een snel, eenvoudig en intuïtief recruitmentproces biedt een prettige kandidaatervaring waardoor gekwalificeerde kandidaten eerder geneigd zijn ook daadwerkelijk te solliciteren. Een ingewikkeld proces met veel klikken en lange formulieren vergroot de kans dat waardevol talent afhaakt of de interesse verliest.

Je kunt de effectiviteit van je proces eenvoudig testen. Kijk eens naar het aantal onvolledig ingevulde sollicitatieformulieren op je recruitmentsite of bekijk de bounce rate (het percentage mensen dat je site verlaat direct na het bekijken van de vacaturepagina). Dit geeft inzicht in hoeveel mensen er blijven om het formulier in te vullen en hoeveel mensen afhaken.

Stap in de schoenen van een kandidaat en test zelf de sollicitatieprocedure. Hoe gemakkelijk zijn de stappen en hoeveel tijd kost het om te solliciteren? Als jij gefrustreerd raakt, zal dat bij sollicitanten zeker ook het geval zijn. De oplossing? Maak elke stap in het proces zo laagdrempelig en eenvoudig mogelijk! Vraag alleen informatie die je echt nodig hebt en bewaar de details voor een later stadium in het proces.

Wist je dat kandidaten bij Netflix in minder dan één minuut kunnen solliciteren? Ze uploaden hun cv en voeren vervolgens alleen nog naam, e-mail en telefoonnummer in. Een gestroomlijnd proces zorgt voor tevreden sollicitanten en mond-tot-mondreclame omdat ze hun ervaring met hun netwerken delen.

#2 Stel e-mail alerts in om op de hoogte te blijven van passende cv’s

Het in de gaten houden van binnenkomende cv’s kost veel tijd. Maar er zijn slimme tools die je kunnen helpen tijd te besparen door steeds terugkomende taken van je over te nemen.

Zo is daar bijvoorbeeld Indeed CV waarin je eenvoudig en snel meer dan 150 miljoen cv’s kunt doorzoeken. Met de geavanceerde zoekfunctionaliteit kun je filteren op functietitel, vaardigheden, ervaring, voorgaande werkgevers en zelfs opleidingen en trainingen. Je kunt ook zoeken op stad, regio of postcode.

Als je de zoektermen hebt ingevuld, krijg je een gefilterde lijst met gekwalificeerde cv’s. Je kiest de kandidaten die je verder wilt bestuderen en bewaart degenen die je het meest geschikt acht.

Ook kun je een automatische e-mailalert creëren voor een set van zoekcriteria. Elke ochtend krijg je een e-mail met links naar alle relevante nieuwe en geüpdatete cv’s, zodat je snel weet welk talent op dat moment beschikbaar is. Een stuk efficiënter dan handmatig door alle cv’s scrollen!

#3 Gebruik een planningstool om afspraken in te plannen

Het inplannen van sollicitatiegesprekken is vaak een tijdrovende klus. Het is vaak lastig om alles op elkaar af te stemmen, zeker als je verschillende vacatures voor verschillende hiring managers moet invullen. Met een online agenda tool kunnen kandidaten hun sollicitatiegesprek zelf inplannen.

Handig toch? Het scheelt je een hoop heen en weer gemail en werkt prettig en efficiënt. Bovendien leidt het tot minder no-show omdat kandidaten zelf een geschikte tijd kunnen kiezen en meer ownership voelen voor de gemaakte afspraak.

Veel moderne recruitmentsystemen hebben een scheduling feature of bieden de mogelijkheid deze te integreren. Verder zijn er tools als Calendly, Appointy en Timetrade die beschikbare timeslots weergeven, zodat kandidaten zelf een afspraak kunnen plannen op het moment dat hen het beste uitkomt. De meeste tools zijn compatibel met andere agenda’s. Tip: let op dat ook een mobiele versie wordt aangeboden, zodat een afspraak met een paar klikken eenvoudig en snel is in te plannen.

#4 Maak e-mail templates met veelgebruikte berichten

Als recruiter schrijf je veel e-mails met vergelijkbare boodschappen. Breng lijn in je correspondentie en maak het jezelf gemakkelijk door per categorie een aantal templates te bouwen. Je kunt hierbij denken aan kennismakingsmails, uitnodigingen voor een gesprek, afspraakbevestigingen, referentieverzoeken, afwijzingen etcetera. Voeg teksten en invoegvelden in en geef aan welke onderdelen de mail moet bevatten.

Bovendien vergroot een dergelijke aanpak de kwaliteit van je correspondentie. Want nu je de standaardteksten en velden automatisch genereert, kun je de mails vervolgens zoveel personaliseren als je wilt. Op die manier bereik je maximale impact in minimale tijd.

Standaardiseren. Het vergt even wat voorbereiding, maar het gaat je in de toekomst enorm veel tijd besparen. Verzamel de komende tijd alle e-mails die je regelmatig verstuurt en deel ze op in categorieën. Sla ze op in een spreadsheet of in je ATS zodat je ze eenvoudig kunt hergebruiken. Gebruik de templates en beoordeel bij elke mail of deze past bij de betreffende persoon in deze specifieke situatie. Pas je tekst aan waar dat wenselijk is. Start eenvoudig en verfijn de teksten van de templates naar behoefte als je ze gebruikt.

Dit is een voorbeeld van een eenvoudig template:

Beste [voornaam],

Gefeliciteerd! Jij bent de beste kandidaat voor de rol van [Functietitel] en [Bedrijf] wil je dan ook graag deze functie aanbieden. Jouw persoonlijkheid, ervaring en vaardigheden zijn ideaal voor deze rol. Zoals besproken is je eerste werkdag op [Datum]. Je startsalaris is [€ Bedrag] en je rapporteert aan [Voornaam, Achternaam], [Functie]. Als jij hiermee net zo blij bent als wij, kun je de bijgaande arbeidsovereenkomst tekenen, bijgaande documenten paraferen en weer aan mij terugsturen. We zijn ervan overtuigd dat jij een belangrijke bijdrage zult leveren aan het succes van [Bedrijf] en we verheugen ons erop met je samen te werken!

Hartelijke groet,
Piet Peters

Bijlagen:

  • Uitnodiging online onboardingprogramma
  • Arbeidsovereenkomst
  • Huishoudelijk reglement
  • Gebruiksreglement laptop, telefoon e.a.
  • Leaseovereenkomst

#5 Gebruik feedback om te leren en te optimaliseren

Recruiters roepen het allemaal: alles draait om de candidate experience. Maar zeg eens eerlijk, hoe vaak vraag jij kandidaten naar hun ervaring tijdens het proces? Een gemiste kans. Hun feedback kan jou helpen steeds meer resultaat te bereiken met je recruitmentinspanningen. Bepaal een aantal touchpoints in het wervingsproces en bouw vaste feedbackmomenten in. Dat kan geautomatiseerd met populaire tools als SurveyMonkey of Starred.

Maak keuzes. Vraag gericht feedback en laat voldoende ruimte beschikbaar voor nadere toelichting. Verzoek kandidaten ook regelmatig om persoonlijk hun ervaringen met je te delen. De resultaten geven je meetbare inzichten die je helpen je processen verder te optimaliseren.

Bij Indeed vragen we elke sollicitant om feedback. Als je een hoge response wilt krijgen, is het belangrijk de vragenlijst kort en helder te houden. In onze survey stellen we 10 vragen over essentiële onderwerpen, zoals onze manier van communiceren, de beleving van de kandidaten en in hoeverre ze Indeed zouden aanbevelen bij collega’s. Dit levert ons waardevolle inzichten op in welke aanpak goed werkt en wat we nog verder kunnen verbeteren.

Samengevat

Recruitment draait erom tijdig de beste kandidaat voor een vacature te vinden. Hoe meer je het recruitment- en sollicitatieproces kunt automatiseren en verfijnen, hoe meer tijd overblijft om het verschil te maken.

Slimme technologieën zoals online sollicitatietools, e-mail alerts, datumplanners, templates en enquêtes helpen je processen te stroomlijnen. Zij doen het saaie, tijdrovende werk, zodat jij je kunt focussen op wat écht belangrijk is: aandacht besteden aan de kandidaat en een duurzame relatie met hem of haar opbouwen.

Dit blog is geschreven door Ed Delgado, Director of Global Sourcing bij Indeed

Vind je nieuwe medewerker op Indeed