Uit het oog maar niet uit het hart: vijf tips om werknemers op afstand te blijven betrekken

Met de wereldwijde COVID-19-uitbraak hanteren de meeste bedrijven een thuiswerkbeleid om te zorgen dat werknemers gezond blijven en om verdere verspreiding van het virus te voorkomen. 

Hoe kunnen werkgevers ervoor zorgen dat teamleden op afstand net zo betrokken blijven en zich verbonden blijven voelen?  Van communicatie tot waardering: we verzamelden vijf tips om collega’s op afstand te betrekken. 

Houd contact, zowel over werk als informeel 

Zonder fysieke aanwezigheid op kantoor worden teamleden misschien over het hoofd gezien tijdens dagelijkse team- en projectupdates. Ook missen ze de informele praatjes bij het koffieapparaat, gedurende de lunch of tijdens bedrijfsuitjes. Ondanks de overvloed aan chat-, e-mail- en videotechnologieën zijn communicatie en samenwerking nog steeds de grootste valkuilen voor thuiswerkers

Hoewel je niet even makkelijk bij hen langsloopt, zijn er andere manieren om ervoor te zorgen dat werknemers ook op afstand het gevoel hebben dat ze sociaal betrokken worden. Bijvoorbeeld regelmatige check-ins en face-to-face-interacties. Plan videocalls en wekelijkse een-op-een-momenten in om zoveel mogelijk contact te hebben met degenen die op afstand werken. En creëer ook ruimte voor informele gesprekken, bijvoorbeeld door een koffiedate op afstand. 

Leid vergaderingen op de juiste manier

Hoewel technologie het mogelijk maakt om op afstand deel te nemen aan meetings, kan een vergadering soms lastig te volgen zijn. De akoestiek in ruimtes thuis kan anders zijn dan gewend, en zelfs een kleine vertraging op de lijn kan ervoor zorgen dat verschillende collega’s door elkaar heen praten. Om ervoor te zorgen dat iedereen betrokken blijft, is het belangrijk om een agenda te maken en materialen van tevoren te delen. 

Het opnemen van calls kan helpen ervoor te zorgen dat teamleden ook op afstand onderdeel zijn van de discussie, zelfs als de technologie niet goed werkt of de verbinding wegvalt. Vergeet tot slot niet om ook feedback en input te vragen aan degenen die niet aanwezig konden zijn bij de call.  

Betrek teamleden in projecten en beslissingen

Juist in deze tijden is het belangrijk om teamleden vanaf het begin te betrekken bij projecten en beslissingen, zodat ze up-to-date en betrokken blijven. Kies er bijvoorbeeld voor om alle projectwijzigingen en -updates te communiceren via één chat of kanaal, dat wordt gebruikt door alle werknemers. Een communicatiebeleid waarin staat dat alle beslissingen of updates schriftelijk gedocumenteerd moeten worden, zorgt ervoor dat deze kanalen door alle teamleden gebruikt zullen blijven worden, ongeacht hun locatie. 

Betrek het hele team bij feestelijke momenten

Werken op afstand helpt afleiding te verkleinen. 50 procent van de werknemers op afstand is productiever dan hun collega’s op kantoor. Soms is die ‘afleiding’ echter een hele waardevolle mogelijkheid voor teambuilding. 

Aanwezig zijn bij een vrijdagmiddagborrel, traktatiemoment of teamlunch is een van de voordelen van werken op kantoor. Momenteel is het voor de meeste beroepen helaas niet mogelijk om zo’n moment met elkaar te delen. Plan daarom vaker een videocall in tijdens de lunch of op een vrijdagmiddag zodat jullie sociale contact in stand blijft. 

Uit je waardering

Net zoals werknemers op kantoor krijgen thuiswerkers ook graag waardering en erkenning voor hun werk. Zorg ervoor dat je de prestaties van teamgenoten op afstand erkent in het bijzijn van hun collega’s, of het nu gaat om een vermelding tijdens een teammeeting of een formele e-mail waarin je hen complimenteert met een afgerond project. Welke vorm van erkenning je ook kiest, het uitdrukken van je dankbaarheid voor hun bijdragen zorgt ervoor dat collega’s ook op afstand het gevoel hebben dat hun werk van betekenis is.  

Conclusie

Nu het meerendeel van Nederland thuis werkt, is het belangrijk dat werkgevers zich aanpassen aan de communicatiebehoeften van deze collega’s. Tijd maken voor socializen op afstand, een inclusief communicatiebeleid opzetten en actieve erkenning van de prestaties van thuiswerkers zijn belangrijk om te zorgen dat iedereen betrokken blijft, waar je ook bent.