Hoe werknemers met succes kunnen thuiswerken

De coronacrisis heeft grote impact op het Nederlandse bedrijfsleven. Zo werkt van de ene op de andere dag een groot deel van de beroepsbevolking thuis. Dat is voor velen nieuw, maar lang niet voor iedereen.

Wist je dat Nederland koploper is als het gaat om het aantal thuiswerkers in Europa? Volgens het CBS werkt ruim 37 procent van de werkzame beroepsbevolking wel eens thuis. De laatste jaren is het aantal thuiswerkers sterk gestegen. Dat thuiswerken steeds populairder wordt, blijkt ook uit een recente enquête van Indeed waarin een meerderheid van werkgevers en werknemers onderschrijft dat thuiswerken productiever kan zijn dan werken op kantoor.

Vooroordelen

Toch klinken er nog steeds hardnekkige vooroordelen over thuiswerken. Mensen zouden misbruik maken van hun vrijheid, snel afgeleid zijn, minder samenwerken en niet efficiënt zijn. Het tegendeel blijkt waar te zijn! Tweejarig onderzoek van Stanford bij een groot Chinees reisbureau toont aan dat medewerkers zoveel meer presteerden dat hun output gedurende het thuiswerken gelijkstond aan een volledige extra dag werken per week. 

In deze TEDx Talk vertelt Stanford Econoom Bloom over het onderzoek:

Thuiswerken populair

Thuiswerken is bij werkenden populair en ook werkgevers erkennen het belang van voorzieningen voor telewerken of thuiswerken. Maar liefst 69% van de werkgevers plaatst thuiswerkregelingen in de top 10 belangrijke secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook zien we steeds vaker dat deze voorzieningen worden vermeld in vacatureteksten.

Uitdagingen

Natuurlijk neemt thuiswerken ook uitdagingen met zich mee. Werknemers kunnen zich eenzaam of geïsoleerd voelen, teamactiviteiten missen en zelfs hun motivatie verliezen. Het is een bekend gegeven dat er sowieso al vaak problemen zijn in de communicatie tussen medewerkers en managers. 44% van de medewerkers zegt dat zij als gevolg van communicatieproblemen projecten later of zelfs helemaal niet afronden. Afstand kan daar nog meer druk op leggen.

Hoe haal je het beste uit het personeel dat niet op kantoor werkt? Laten we hier eens naar kijken.

Communiceer strategisch

Hoewel door thuiswerken de gesprekken bij het koffiezetapparaat niet meer mogelijk zijn, zijn chatten en whatsappen populaire alternatieven voor collega’s. Maar niet alle soorten communicatie zijn hetzelfde: uit onderzoekt blijkt dat persoonlijke gesprekken vertrouwen opbouwen, nuances in communicatie mogelijk maken en ervoor zorgen dat mensen beter opletten. Houd hier rekening mee.

Als thuiswerkers een aantal dagen op kantoor zijn, probeer overlegmomenten dan zoveel mogelijk te plannen op dagen dat zij aanwezig zijn. Mocht het niet mogelijk zijn om bij elkaar te komen, gebruik dan video- of telefoongesprekken. Dat is een betere vervanging voor een persoonlijk gesprek dan geschreven communicatie. Moderne communicatiemiddelen maken het steeds eenvoudiger om contacten zo persoonlijk mogelijk te maken. Denk maar aan facetimen en videobellen.

Tips voor effectief overleg

Als je virtueel overleg hebt, maak dan duidelijke afspraken zodat de gesprekken goed verlopen. Verbied bijvoorbeeld multitasken, zoals het gebruik van andere apparaten tijdens vergaderingen. Dat leidt af en uit onderzoek blijkt dat de mens minder goed in multitasken is dan hij denkt. Geef iedereen de kans om aan het woord te komen, zowel tijdens ongeplande tijd waarin vrijuit wordt gesproken als in de geplande tijd waar aanwezigen items kunnen toevoegen aan de agenda.

Zorg voor een vast ritme

Omdat veel thuiswerkers het gevoel hebben dat ze dingen missen, is regelmatige communicatie ook belangrijk. Als je niet in dezelfde ruimte werkt als de mensen aan wie je leiding geeft, plan dan regelmatig korte gesprekken in. Anders kun je ongemerkt langs elkaar heen werken. Regelmatig contact voorkomt ook isolatie en verwarring.

Aan de andere kant bundel je de communicatie met vaste contactmomenten, en voorkom je een continue stroom aan telefoontjes, e-mails en WhatsApp-berichten over en weer. In het begin zal het even zoeken en wederzijds aftasten zijn, maar je vindt hierin vast snel een goede balans.

Stel duidelijke verwachtingen

In geschreven communicatie of gesprekken waarin je elkaar niet ziet, verliezen woorden vaak hun betekenis of nuance. Dit komt omdat in dergelijk contact het non-verbale gedeelte van de communicatie ontbreekt. En daarmee voegen we subtiele nuances toe die ervoor zorgen dat wij elkaar goed begrijpen. Een luchtig verzoek kan bijvoorbeeld overkomen als machtsvertoon als de ontvanger geen glimlach ziet of achtergrondinformatie mist. Zelfs als de bedoeling duidelijk is, zijn mensen minder geneigd om te reageren op een verzoek via e-mail dan op persoonlijke verzoeken.

Daarom is het belangrijk om specifieke verwachtingen te stellen aan werknemers. Beschrijf taken of verzoeken duidelijk, leg uit wat je verwacht van de medewerker en wanneer je het nodig hebt. Geef vervolgens de medewerker de ruimte om vragen te stellen.

Maak het persoonlijk

In vergelijking met medewerkers op kantoor, denken thuiswerkers sneller dat collega’s over hen roddelen en niet opkomen voor hun belangen. Het is belangrijk om het vertrouwen te versterken en contact tussen thuiswerkers en medewerkers op kantoor te stimuleren.

Als het hele team samen is, neem dan – net als bij videovergaderingen – bewust de tijd voor ongestructureerde activiteiten om relaties te helpen opbouwen. Uit onderzoek blijkt dat ‘gestructureerde ongestructureerde tijd‘ medewerkers helpt elkaar beter te begrijpen en prestaties te verbeteren.

In een onderzoek gaven werknemers elkaar bijvoorbeeld virtuele rondleidingen door hun werkplek. Dat hielp om inzicht te krijgen in elkaars houding en gedrag. En de Harvard Business School ontdekte dat de werkrelatie van een team verbetert als medewerkers aan het begin van een vergadering zes minuten de tijd krijgen om te delen waaraan ze werken of wat hen in hun persoonlijke leven bezighoudt.

Tot slot: als een medewerker thuiswerkt, betekent dat niet dat het onmogelijk is om elkaar in levenden lijve te zien. Houd vergaderingen op kantoor of ergens anders met het hele team of plan bedrijfsuitjes of zakenreizen voor thuiswerkers om te zorgen voor persoonlijk contact.

Conclusie

Regelingen voor thuiswerkers kunnen erg variëren: van medewerkers die een of twee dagen per week thuiswerken tot medewerkers die ver weg (of in het buitenland) wonen. En het verschilt per functie hoe handig het is om thuis te werken.

De beste benadering om thuiswerkers te managen hangt af van je team en organisatie. Voor medewerkers die maar af en toe thuiswerken, kunnen managers wellicht dezelfde benadering hanteren als voor medewerkers op kantoor. Maar als je hele team thuiswerkt, is het belangrijk om je te verdiepen in strategieën hoe je duidelijk communiceert en je doelen haalt.