Strategieën om contact te houden tijdens de coronacrisis

Dit is voor ons allemaal een uitdagende tijd. Het coronavirus zorgt voor onzekerheid en verstoring binnen elk bedrijf en heeft veel plotselinge veranderingen veroorzaakt in de manier waarop we werken.

Het is niet makkelijk om ons snel aan deze nieuwe omstandigheden aan te passen en het voelt soms alsof de situatie met de minuut verandert. In een eerder artikel vertelden we welke snelle stappen we bij Indeed hebben genomen in de eerste dagen van de crisis. Sindsdien hebben we veel geleerd over wat het inhoudt als je voltallige personeel op afstand werkt en we leren nog elke dag bij. 

Vandaag willen we graag kijken naar een paar manieren waarop we met deze uitdagende omstandigheden omgaan. Hierbij richten we ons voornamelijk op communicatie en hoe we een gevoel van verbondenheid bevorderen. Deze werkwijzen zijn voor ons effectief gebleken en we hopen dat ze ook voor jou nuttig zijn.

Communiceer regelmatig, aanmoedigend en transparant

Het coronavirus beïnvloedt niet alleen waar we werken, maar ook hoe we dat doen. Onze dagelijkse routine is veranderd en de thuiswerkervaring is voor iedereen anders. 

Empathie is daarom van essentieel belang. Sommige mensen hebben een privéruimte en zijn gewend om daar te werken, anderen hebben kinderen en moeten veel ballen in de lucht houden, en sommige mensen voelen zich eenzaam. De situatie is lastig en verandert voortdurend. Mensen reageren verschillend op spanningen en uitdagingen. Daarom is het belangrijk om tolerant en begripvol te zijn. Met heldere communicatie, transparantie en flexibiliteit kun je medewerkers steunen en ze laten weten dat je er voor ze bent. 

Hier volgen een paar tips voor goede communicatie met je team, in grote en kleine bedrijven:

  1. Plan tijd in om vragen te beantwoorden

Houd regelmatig contact met medewerkers om een gevoel van betrokkenheid te creëren. Bij Indeed houden we sinds kort tweewekelijkse vragensessies met senior managers. In deze sessies van een uur kunnen medewerkers vragen insturen en op vragen stemmen die ze graag beantwoord willen hebben. Hierdoor krijgen ze niet alleen transparante informatie over wat er binnen het bedrijf gebeurt, maar komen senior managers ook te weten wat er onder medewerkers speelt. Deze terugkoppelingsmethode is heel effectief en zorgt ervoor dat we met elkaar verbonden blijven. 

  1. Houd iedereen via e-mail op de hoogte 

We hebben ook gemerkt dat regelmatige e-mailupdates, ook als er geen belangrijke mededelingen zijn, medewerkers op hun gemak stellen. Zo stuurden we op 12 maart, na de eerste week thuiswerken, een korte e-mail met een paar punten. We bespraken kort onze reactie op de coronacrisis (we houden bij hoeveel medewerkers aan het virus zijn blootgesteld), een medewerkersenquête (om te vragen hoe het ging), wat we hebben geleerd (met verhalen van medewerkers over de impact van het coronavirus) en een aantal hulpmiddelen (informatiegroepen en programma’s voor medewerkers). Hiermee versterkten we het gevoel dat we samen voor dezelfde uitdaging staan en dat we er alles aan doen om de crisis goed door te komen.

  1. Sla de juiste toon aan

Het is belangrijk dat je de juiste toon gebruikt in e-mails, want die bepaalt voor een groot deel hoe de boodschap overkomt. Benut de kans om een positieve houding aan te nemen in deze onzekere tijden. Onze e-mails zijn grotendeels informeel, maar we proberen qua toon ook meelevend, empathisch en aanmoedigend te zijn, vooral als het over de maatregelen gaat die we allemaal moeten naleven om veilig en gezond te blijven. Om eventuele angst en zorgen te verminderen, bevatten onze berichten ook vaak luchtige elementen. Denk bijvoorbeeld aan foto’s van thuiswerkplekken. Nog een handige tip: lees e-mails hardop aan jezelf voor voordat je ze verstuurt.

  1. Experimenteer om te zien wat werkt

We hebben geëxperimenteerd met de lengte en opbouw van e-mails en dat blijven we doen. Je wilt medewerkers niet overstelpen met e-mails, maar je moet er wel voor zorgen dat hun vragen worden beantwoord.

Help medewerkers wennen aan thuiswerken 

Natuurlijk kun je veel meer doen dan alleen e-mails sturen. Naarmate onze medewerkers steeds meer hun weg vinden in het thuiswerken, denken we voortdurend na over manieren om deze overgang zo makkelijk mogelijk te maken, zodat teams productief kunnen blijven werken. Hier zijn een paar middelen om medewerkers makkelijker aan het thuiswerken te laten wennen:

  • Ondersteuningsprogramma’s voor medewerkers: Er zijn verschillende hulpmiddelen en services die bedrijven kunnen aanbieden om medewerkers te ondersteunen die zich angstig of afgezonderd voelen of die met iemand willen praten over de veranderingen in hun werk. Zo zijn er anonieme hulplijnen van derden, maar managers kunnen ook zelf ondersteuning bieden. Welke aanpak voor jouw bedrijf werkt, hangt af van de hulpmiddelen die je tot je beschikking hebt. Bereid zijn om te luisteren is in elk geval een principe dat binnen elke organisatie kan worden toegepast.
  • Virtuele evenementen: We zien dat steeds meer medewerkers virtuele evenementen organiseren om persoonlijk contact te houden, van ontbijt en lunch tot happy hour, al is dat dan via een scherm. Een paar van de populairste online communicatietools voor bedrijven zijn  Zoom, Skype en Google Hangouts . Sommige hiervan kun je zelfs gratis gebruiken.
  • Hulpmiddelen voor communicatie: Het sociale aspect van werk is belangrijk, maar wordt onvermijdelijk beïnvloed als iedereen thuiswerkt. Toch houden veel medewerkers contact met elkaar, zowel voor werkzaken als voor de gezelligheid, en helpen ze elkaar zo veel mogelijk. Zakelijke communicatie- en samenwerkingstools zoals Trello en Slack  zijn erop gericht om medewerkers verbonden en betrokken te houden. Indeed-medewerkers gebruiken zelfs een speciaal Slack-kanaal, #WFH-cooking club, om lekkere recepten te delen.

Laat los wat je niet in de hand hebt

Nu steeds meer bedrijven vanuit huis werken en scholen hun deuren hebben gesloten, begrijpen we dat onze werkdag vaker wordt onderbroken en dat we te maken krijgen met allerlei afleidingen. Het is niet ongebruikelijk om tijdens een videogesprek een hond te horen blaffen of kinderen op de achtergrond te zien spelen. We accepteren deze onderbrekingen en zien ze als kans om meer over elkaar te weten te komen. 

Met onze nieuwe werkwijze krijgen we een kijkje in het leven van onze thuiswerkende medewerkers. We maken kennis met echtgenoten en kinderen en praten over verbouwingen aan het huis of de kunst die we aan de muur hebben hangen. 

We werken fysiek wel op afstand, maar krijgen dankzij het thuiswerken een kijkje in het leven van onze collega’s en dat brengt ons op andere manieren nog dichter bij elkaar. 

Vraag medewerkers regelmatig hoe het gaat  

Om een werkcultuur op te bouwen waarin vertrouwen, transparantie en communicatie centraal staan, is het belangrijk dat je regelmatig contact hebt met medewerkers en ze vraagt hoe het gaat. Input van medewerkers is niet alleen nuttig voor bedrijfsbrede beslissingen, maar is ook belangrijk om de betrokkenheid van medewerkers te verbeteren. 

Een paar weken geleden hebben we medewerkers van Indeed over de hele wereld een enquête gestuurd. Daar hebben we al flink wat reacties op gekregen. Veel medewerkers vinden het fijn dat ze geen tijd kwijt zijn aan woon-werkverkeer (81%), maar missen wel het contact met anderen (75%). En ondanks meer afleidingen en onderbrekingen blijven medewerkers ook thuis productief (84%). 

Kijkend naar deze inzichten zijn we van plan om het goede uit deze periode – de hulpmiddelen, tactieken en tips die ons hebben geholpen verbonden te blijven – mee te nemen wanneer we weer naar kantoor gaan.

Hoewel we de afgelopen weken veel hebben geleerd, hebben we niet overal een antwoord op. Dat heeft niemand. We hopen dat onze ervaringen en geleerde lessen nuttig zijn voor wie in deze onzekere tijd op zoek is naar oplossingen. Dit is een unieke kans om elkaar te steunen en van elkaar te leren. Op dit moment is het belangrijker dan ooit om gedachten, ideeën en strategieën uit te wisselen.