De wetenschap van thuiswerken: heden en toekomst

Door de coronacrisis is thuiswerken veranderd van een voordeel voor enkelen in een dagelijkse vereiste voor miljoenen mensen over de hele wereld. 

“De huidige crisis is eigenlijk gewoon een keerpunt voor telewerk”, zegt Dr. Timothy Golden van Rensselaer Polytechnic Institute, een managementexpert die het onderwerp al meer dan 20 jaar bestudeert. 

Deze mate van thuiswerken is wereldwijd ongekend. Veel medewerkers en managers zijn verbaasd dat fulltime thuiswerken niet is wat ze ervan hadden verwacht. Wat medewerkers denken te weten over thuiswerken kan zelfs het werk in de weg staan, waardoor de productiviteit en efficiëntie wordt verminderd en vermijdbare frustraties toenemen. Hoe kunnen nieuwe thuiswerkers en managers onderscheid maken tussen feit en fictie? 

Hier gaat Dr. Golden dieper in op enkele van de grootste mythes over thuiswerken en biedt hij op onderzoek gebaseerd advies om medewerkers te helpen zich tijdens de coronacrisis en in de toekomst positieve gewoonten en methoden aan te leren. 

Productiviteit en overzicht blijven goed, zelfs bij teams die thuiswerken

Voor werkgevers heeft een van de grootste mythes rondom thuiswerken betrekking op management: kun je eigenlijk wel toezicht houden op mensen die niet op kantoor zijn? Volgens Golden is dit een misplaatste zorg: “Het feit dat je je niet fysiek op de werkvloer bevindt, betekent niet dat je vanuit elektronisch oogpunt geen toezicht kunt houden.”

Communicatie is essentieel om tijdens deze crisis nauwe relaties en productiviteit te behouden. Golden stelt regelmatige contactmomenten gedurende de dag met medewerkers voor, via e-mail, chat of korte videovergaderingen. Het allerbelangrijkst is om strategisch om te gaan met de communicatiemethoden: denk na over de doelen van het contactmoment en over de informatie die moet worden gedeeld.

Net zoals het voor afzonderlijke medewerkers belangrijk is om zich verbonden te voelen met elkaar, is het ook belangrijk dat managers aan de relaties met de medewerkers in hun team blijven werken. Golden raadt aan een paar minuten aan het begin of einde van teammeetings vrij te maken voor informele gesprekken, net zoals je zou doen als je wel allemaal in dezelfde ruimte zat. 

Productiviteit is nog een belangrijke kwestie voor werkgevers. Managers maken zich al lang zorgen dat thuiswerkers niet zoveel werk gedaan kunnen krijgen of niet zo betrokken zijn als hun collega’s die wel op kantoor zitten. Uit onderzoek blijkt echter het tegenovergestelde. Wanneer mensen thuiswerken, “zijn ze geneigd meer uren te werken en langere perioden zonder onderbreking te werken”, zegt Golden. Ze zijn niet alleen meer betrokken en geconcentreerd wanneer ze geen last meer hebben van de afleidingen op kantoor, maar mensen werken vaak langer door dan de normale werktijd.  

In tegenstelling tot wat enkelen lang hebben gedacht, moeten managers zich minder richten op hun zorgen omtrent productiviteit en meer op het ondersteunen van medewerkers die, als ze op hun eigen apparaten kunnen werken, niet weten hoe of waar ze grenzen moeten stellen. Golden stelt voor teams aan te moedigen om zich er goed van bewust te zijn niet te veel hooi op hun vork te nemen, om “te voorkomen dat mensen een burn-out krijgen of emotioneel of mentaal uitgeput raken door werk”. 

Ook is het belangrijk om op een redelijk tijdstip definitief uit te loggen. Mensen die thuiswerken moeten “nadenken over planningen en zich aan een routine en schema houden zodat ze de balans tussen werk en privé goed kunnen houden”, legt hij uit.

Zorg voor een afgebakende werkplek om de concentratie te verbeteren 

Sceptici op het gebied van thuiswerken zijn niet de enigen die misvattingen hebben. Voorstanders overschatten het gemak van thuiswerken vaak. De coronacrisis heeft gezorgd voor extra complicaties, omdat veel medewerkers hun thuiswerkruimten nu delen met partners, kinderen en huisgenoten. Golden zegt dat verschillende omstandigheden ook verschillende uitdagingen hebben, maar raadt enkele bewezen strategieën aan die ongeacht je situatie van toepassing kunnen zijn.

Ten eerste: ga er niet vanuit dat het mogelijk of aan te raden is om op elke willekeurige plek in het huis te werken. Golden raadt aan om een specifieke werkplek in te richten. 

“Uit onderzoek blijkt dat als je een afgezonderde ruimte in huis hebt, je je fysiek, emotioneel en psychologisch kunt afzonderen van de vereisten en afleidingen van het huishouden”, zegt Golden. 

Zelfs als een aparte ruimte geen optie is, is het toch belangrijk om een bepaald gebied, zoals de eettafel, te hebben om aan te werken. Daarnaast moet je ook je behoeften kenbaar maken aan huisgenoten, partners of gezinsleden. Net zoals geldt voor andere aspecten van relaties, kun je uitdagingen het beste aanpakken door duidelijke, open communicatie, en vooral onder de huidige corona-omstandigheden.

“Een heel praktische tip is om een eerlijk, oprecht, direct gesprek te hebben met gezinsleden voor wat betreft het bereiken van overeenkomsten of regelingen voor thuiswerken”, adviseert Golden. 

Isolatie is de grootste valkuil van thuiswerken, maar creatieve strategieën kunnen daarbij helpen

Het is absoluut waar dat mensen sociale wezens zijn, maar moeten mensen fysiek bij elkaar zijn om zich verbonden te voelen en het beste werk te leveren? Het ligt iets genuanceerder dan dat, zegt Golden, en deze aanname is niet noodzakelijkerwijs van toepassing in de echte wereld. Hoewel thuiswerken kan leiden tot sociale en professionele isolatie, stelt Golden een aantal handige strategieën voor om ervoor te zorgen dat mensen verbonden blijven, samenwerken en als een team werken, vanuit hun veilige, comfortabele thuiskantoor.

Ten eerste is het belangrijk om proactief contact op te nemen. In plaats van te wachten totdat je iets van je collega’s hoort, hoef je niet bang te zijn om de eerste stap te zetten. Wees proactief en neem het initiatief om contact op te nemen. Golden merkt ook op dat collega’s in een kantooromgeving niet alleen over werk en deadlines praten, dus probeer die natuurlijke flow te behouden in gesprekken op afstand. 

“Plan wat tijd voor informele gesprekken, over koetjes en kalfjes, zodat mensen zich echt verbonden kunnen voelen met elkaar en om de kracht van hun relatie te behouden”, stelt hij voor.

Dit kunnen bijvoorbeeld virtuele lunchafspraken of koffiedates met collega’s zijn. Waar je ook voor kiest, het doel is om aangename, informele contactmomenten in het leven te roepen, net zoals die zich natuurlijk voordoen in een kantooromgeving. 

“Als je op kantoor zou zijn, bestond de mogelijkheid dat je een collega tegenkwam op de gang of bij de koffieautomaat”, zegt Golden. “Deze natuurlijke informele interacties komen thuis niet voor, dus je moet ze opnemen in je dagelijkse planningen zodat ze wel voorkomen.”

De coronacrisis biedt een blik op de toekomst van werken

Niemand had kunnen voorspellen dat miljoenen Nederlanders plotseling vanuit huis zouden werken, maar het coronavirus heeft ongetwijfeld een blijvende impact op de toekomst van werk. Net zoals andere experts voorspelt Golden “een redelijk radicale omschakeling in de mindset voor wat betreft de aanvaardbaarheid van thuiswerken en hoe we dit effectief kunnen doen”. 

Deze enorme omschakeling is nog steeds aan de gang en de medewerkers en managers van tegenwoordig leren ook nog steeds hoe het moet. Golden ontmantelt enkele dominante mythes over wat thuiswerken wel en niet is en biedt belangrijke richtlijnen voor deze rare tijd. 

Werkgevers hoeven zich geen zorgen te maken over of hun nieuwe thuiswerkteams goed kunnen worden overzien en productief kunnen blijven. Goede communicatie zorgt ervoor dat de essentiële verbindingen en samenwerkingen tussen managers en hun teams behouden blijven en kunnen zelfs voorkomen dat mensen zich geïsoleerd voelen. Daarnaast moeten medewerkers en managers zich ervan bewust zijn dat het enorm belangrijk is om te zorgen voor een aparte ruimte (zoals fysiek als mentaal) om goed thuis te kunnen werken. 

Golden moedigt managers en medewerkers op basis van zijn twee decennia aan onderzoek aan om “een pad te kiezen waarin ze echt gebruik kunnen maken van de voordelen van thuiswerken terwijl de uitdagingen zo klein mogelijk worden gehouden”. De wereld van werken gaat voor veel mensen na de coronacrisis veranderen, maar we kunnen ons nu al voorbereiden op deze nieuwe toekomst.