Virtual Hiring Events: een online sollicitatie evenement werkt zelfs beter dan gehoopt

“Als gevolg van de maatregelen rondom COVID-19 moesten we afzien van onze indrukwekkende recruitment-evenementen op locatie. Toen Indeed ons wees op hun nieuw ontwikkelde concept Virtual Hiring Events kwam dat dan ook precies op het juiste moment. We deden een pilot die onze verwachtingen overtrof! Een prettig proces, 100% opkomst en een groot aantal geschikte en oprecht geïnteresseerde kandidaten.”

We spraken met Dennis Greven, recruiter van Ipse de Bruggen over zijn ervaring met de nieuwe tool voor online sollicitatiedagen van Indeed. 

Persoonlijk contact

Ipse de Bruggen is een zorginstelling die zich – vanuit 370 locaties met meer dan 5500 medewerkers en ruim 2200 vrijwilligers – inzet op de zorg voor verstandelijk en meervoudig gehandicapten in Zuid-Holland. 

“Persoonlijk contact is voor ons erg belangrijk; ook in het wervingsproces voor nieuw zorgpersoneel. De laatste jaren organiseerden we met succes op locatie wervingsevenementen. Hierdoor kunnen wij geïnteresseerde kandidaten persoonlijk laten kennismaken met onze organisatie, de cliënten en de fysieke woon-/zorgomgeving”, vertelt Dennis.

Met de coronacrisis werd alles anders. Grootschalige evenementen zijn vooralsnog niet mogelijk, zeker gezien de kwetsbare doelgroep die Ipse de Bruggen begeleidt. Dennis Greven en zijn collega’s besloten daarom een test te doen met Virtual Hiring Events van Indeed.

Wat zijn Virtual Hiring Events?

Met een Virtual Hiring Event kan een werkgever op de dag van het event via de telefoon of in een video-call selectiegesprekken voeren met meerdere kandidaten. Hoe gaat het in zijn werk? Plaats het event op Indeed en promoot het onder werkzoekenden. Geschikte kandidaten krijgen op basis van hun zoektermen en hun cv automatisch passende Virtual Hiring Events voorgesteld. Lijkt de functie interessant? Dan kunnen kandidaten zelf direct een online sollicitatiegesprek inplannen. Gewoon vanuit huis, op een tijdstip dat hen het best schikt. 

Om te zorgen dat alleen geschikte kandidaten reageren, kunnen werkgevers selectievragen toevoegen op het formulier. Voordelen van deze formule? Altijd persoonlijk contact, lagere ‘cost per hire’, gestroomlijnd proces, snel schakelen, geen reistijd, ‘coronaproof’ solliciteren en volledige support van het Indeed Client Success team.

Spannend

Dennis: “We vonden het best spannend, maar het concept sprak ons erg aan. Bij onze zorgmanagers én bij onze kandidaten. Het is een goed alternatief als een persoonlijk gesprek op locatie niet mogelijk is. Een volledig digitaal wervingstraject heeft natuurlijk haken en ogen, maar dankzij de best practices en goede begeleiding van Indeed konden we het direct vanaf het begin goed aanpakken.”

De ondersteuning van Indeed 

Hij vervolgt: “Virtual Hiring Events is een verrassend prettige oplossing. Indeed heeft het hele traject geregeld, alle stappen in de workflow zijn volledig geautomatiseerd. Toch waren er zaken die wij graag op onze eigen manier wilden finetunen. Samen met het Client Success team hebben we een mooie en effectieve procedure neergezet. Volledig gedigitaliseerd en helemaal op maat voor onze organisatie.”

Selectievragen

“Een voorbeeld van onze specifieke benadering was een uiterst beknopt sollicitatieformulier. We willen een prettig en laagdrempelig wervingsproces neerzetten. En zoveel mogelijk kandidaten persoonlijk spreken, want hoe meer mensen kennismaken met dit mooie werk hoe beter. Als voorwaarde om in aanmerking te komen voor een gesprek, stelden we maar één eis: een zorggerelateerd diploma op niveau 3. De uiteindelijke afweging maken we op basis van de persoonlijke gesprekken.

Van alle aanmeldingen, stuurt het systeem mij dagelijks een keurig overzicht. Met elke kandidaat neem ik vooraf even contact op. Om alvast kennis te maken en de verwachtingen af te stemmen. Om teleurstelling te voorkomen, deed ik een dubbelcheck op de gewenste kwalificaties. Daarna vertelde ik wat meer over het verloop van het gesprek en de ‘techniek’. Ook vroeg ik hen alvast een cv op te sturen, zodat ik deze kon delen met de betreffende zorgmanagers. In onze definitieve uitnodigingsmail, stuurden we de link naar de call en legden we nog een keer goed uit hoe het videobellen in zijn werk gaat.”

Aandacht voor het gesprek

Dennis vertelt: “Een sollicitatiegesprek voeren is voor een kandidaat altijd al best spannend, maar helemaal als het met videobellen gebeurt. Wij doen er dan ook alles aan om kandidaten op hun gemak te stellen. We nemen alle tijd voor het gesprek. De zorgmanagers voeren zelf alle interviews, en als recruiter haak ik aan om de kandidaat welkom te heten en een introductie over de organisatie te geven. Daarna neemt de zorgmanager het gesprek over om op detailniveau in gesprek te gaan. Over de baan, onze cliënten, de leuke en minder leuke kanten van het werk. Ikzelf blijf op de achtergrond standby om indien nodig bij te springen. We hebben al heel wat hilarische situaties gehad zoals binnenlopende kinderen, mute knoppen die op mysterieuze wijze werden ingeschakeld, dat soort dingen.” 

Tips voor succesvolle online interviews

  1. Bied ook timeslots aan buiten kantoortijden
  2. Bel de kandidaten voorafgaand aan het gesprek even op
  3. Dubbelcheck de selectievragen
  4. Vertel hoe het gesprek zal verlopen
  5. Leg uit hoe de techniek werkt
  6. Stuur tijdig de instructies en de link via de mail
  7. Stuur kort tevoren nog een reminder met de link

Follow up

“Iedereen die we spreken, benader ik persoonlijk over het vervolg van het traject. Hoe hebben ze het gesprek ervaren? Hebben ze nog vragen? Willen ze een dagje meelopen of is er misschien een andere rol binnen Ipse de Bruggen die beter zouden passen? We leren elkaar op deze manier wederzijds goed kennen, zodat we een goede afweging kunnen maken.“

Groot succes

“We zijn zeker tevreden met deze oplossing. De pilot was een succes. Iedereen die zich heeft aangemeld, hebben we persoonlijk gesproken. En maar liefst 70% van hen heeft een dagje meegelopen op locatie. Dat is een uitzonderlijk goed resultaat. Kandidaten vinden het heel prettig dat we zoveel tijd voor hen nemen en dat ze zelf hun gesprek kunnen inplannen. 

Fysieke events zijn natuurlijk heel anders. Er hangt een feestelijke sfeer en kandidaten nemen soms zelfs iemand mee (wat weer ambassadeurs oplevert). Ze kunnen rondkijken op onze fantastische locaties en onze cliënten daadwerkelijk ontmoeten. Dat is heel bijzonder.”