Videobellen vervelend? Welnee! 6 best practices om prettig digitaal te vergaderen

Recruiter sending outreach message

Het jaar 2020 zullen we met elkaar niet snel vergeten. COVID-19 heeft voor heel wat opschudding gezorgd. Op maatschappelijk, maar ook op zakelijk gebied. Veel bedrijven hebben in een versneld tempo technologie omarmd en we zijn massaal gaan thuiswerken. Met als gevolg een hausse aan online overleg, conference calls en digitaal recruitment. Er ging een wereld voor ons open.

“Kun je me zien?” “Je staat nog op mute”. “Eén momentje, mijn kind roept.” Online videobellen is een uitkomst gebleken. Tegelijkertijd heeft het heel wat hilarische situaties opgeleverd. Maar ook weerstand, onnodige vertraging en misverstanden. Op afstand leidinggeven en ‘de neuzen dezelfde kant op krijgen’ blijkt in de praktijk lang niet altijd eenvoudig.

Hoe kun je er als werkgever voor zorgen dat – nu remote werken een feit is – alle medewerkers binnen je organisatie zo optimaal mogelijk met elkaar kunnen overleggen? We vroegen het aan onze klanten. In dit blog geven we hun top 6 best practices voor doeltreffend videobellen.

1. Denk niet: “Het is maar tijdelijk”

Uit onderzoek van Gartner van april 2020 blijkt dat bij de helft van alle ondervraagde bedrijven minimaal 81% van de werknemers op dat moment thuis werkte. Dit is aanzienlijk meer dan de 30% die tot voor die tijd geheel of gedeeltelijk remote aan het werk was. Een trend die waarschijnlijk niet meer zal verdwijnen. De ondervraagden voorspellen namelijk dat ook na de pandemie zeker 41% van hun medewerkers op één of andere manier remote zal blijven werken. Als je het aan werknemers vraagt, komen we zelfs uit op een nog hoger percentage: 57% van alle werknemers wil ook na de coronacrisis vanuit huis kunnen blijven werken.

Nu, aan aantal maanden na de eerste uitbraak, zien we dat werkgevers zich zo goed mogelijk hebben ingesteld op remote werken. Thuiswerken is een feit, nu en in de toekomst. Je kunt het dus maar beter strategisch aanpakken. Goede communicatie is hierbij cruciaal. Zie videobellen daarom niet als lapmiddel, maar als een manier van overleggen die structureel wordt ingezet in je organisatie. Ga op zoek naar de ideale toepassing en blijf openstaan voor verbetering.

2. Zie de omschakeling naar videocommunicatie als een strategische investering en waarborg de privacy

In maart 2020 was er als gevolg van de coronamaatregelen in Europa, het Verenigd Koninkrijk en de VS een recordaantal van 62 miljoen downloads van videoconferentie-tools. 

Onderzoek goed met welke tool je wilt gaan werken. Gebruiksgemak is belangrijk, maar ook veiligheid en privacy wegen zwaar bij de keuze van online communicatietechnologie. Denk maar aan de veiligheidslekken en de golf issues waarmee Zoom afgelopen voorjaar te kampen had. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft een keuzehulp en een checklist opgesteld om veilig thuiswerken te ondersteunen. Kijk naar deze best practices en richtlijnen, zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan. 

Gezien het grote aantal uren dat we besteden aan video meetings, is het duidelijk dat organisaties heldere richtlijnen en procedures moeten inrichten hoe meetings worden gepland, georganiseerd, uitgevoerd en gearchiveerd.

Hierbij kun je denken aan zaken als:

  1. Hoe waarborg je dat alleen genodigden aan de meeting kunnen deelnemen?
  2. Hoe kunnen deelnemers officiële uitnodigingen herkennen en voorkomen dat ze klikken op phishing links?
  3. Mag een meeting worden opgenomen en gedeeld aan derden?
  4. Update tijdige je video conference software
  5. Houd vertrouwelijke overleggen zoveel mogelijk offline

3. Geef een interne training of richtlijnen online videobellen

Al doende leert men. Maar het is natuurlijk prettig als zaken vanaf het begin af aan zo goed mogelijk lopen. Misschien lijkt het vanzelfsprekend als je het zelf al een tijdje doet, maar voor anderen is dat lang niet altijd het geval. Stel daarom een aantal richtlijnen op, verzamel tips en maak een korte instructie met gedragsregels.

Bijvoorbeeld:

  • Bereid je net zo goed voor als voor een face to face overleg
  • Zorg dat je er representatief uit ziet
  • Check of je microfoon aanstaat en welk beeld zichtbaar is via je camera
  • Focus je uitsluitend op het overleg en doe geen andere dingen. Check niet tussendoor je mail of social media.
  • Hanteer – om Ellie Lust te quoten 🙂 – ‘etherdiscipline’. Laat anderen uitspreken en onderbreek hen niet. Zo houd je alles voor iedereen verstaanbaar, voorkom je chaos en leid je de spreker niet af.
  • Let op welke andere informatie zichtbaar is als je je scherm met anderen deelt
  • Sluit na afloop van het overleg de tool af en bedek je camera met een webcam cover

4. Evalueer regelmatig en stuur zo nodig bij

Merk je dat vergaderingen niet lekker lopen, medewerkers structureel overleggen skippen of regelmatig niet het gewenste resultaat behaald wordt? Onderzoek wat de oorzaken zijn. Vraag medewerkers persoonlijk feedback te geven, of houd een anonieme survey met voldoende open vragen en suggesties ter verbetering.

Een best practice hierbij is de Pomodoro-methode. Deze techniek uit het time management leidt tot bewezen betere resultaten en bespaart tijd op de koop toe. Hoe het werkt? Pak een kookwekker en zet deze op 25 minuten. Werk in deze tijd geconcentreerd aan één taak. Als de wekker gaat, neem je 5 minuten rust. Daarna ga je weer 25 minuten geconcentreerd werken. Herhaal dit zo vaak als je wilt. 

Hetzelfde principe kun je toepassen voor online vergaderingen. Houd tussentijds korte pauzes. Ga na 25 minuten gefocused overleggen allemaal even helemaal offline, of doe iets voor jezelf. Je slaat twee vliegen in één klap. Mensen hebben tijd om het besprokene verwerken. En ze kunnen even ontspannen, de benen strekken, koffie halen, of gewoon wat met elkaar kletsen.

5. Bedenk of je überhaupt wel moet overleggen en in welke vorm

Het is een veelgehoorde verzuchting. Uren achterelkaar videobellen is behoorlijk vermoeiend en zorgt voor overprikkeling. Probeer afwisseling te brengen in de middelen waarmee je communiceert. Doe niet elk overleg met een video-call, maar pak ook eens ouderwets de telefoon. Of stuur een mailtje of een WhatsApp-bericht.

Wees overigens zorgvuldig met het bespreken van gevoelige zaken. De MIVD (Militaire Inlichtingen- en Veiligheidsdienst waarschuwde onlangs nog eens voor het risico op afluisteren en spionage bij het gebruik van digitale communicatiemiddelen. Maar ook op kleinere schaal ligt misbruik op de loer.

6. Bewaak de bedrijfscultuur

Nu alles anders is, is het meer dan ooit belangrijk om te zorgen dat de bedrijfscultuur hoog gehouden wordt. Doe regelmatig gezellige dingen samen. Bied je medewerkers voldoende ruimte voor informele contacten. Nu we massaal thuiswerken, missen veel mensen de gezellige, ongedwongen gesprekjes aan het bureau of bij de koffieautomaat. Als werkgever kun je hierin veel betekenen. Organiseer bijvoorbeeld een virtuele borrel, waarbij iedereen even gezellig bij elkaar komt met een (zelf geregeld) hapje en een drankje. Er zijn talloze best practices op dit gebied. Zo heeft de communicatietool Slack een donut-app, waarmee je virtueel aan een willekeurige collega wordt gekoppeld voor een praatje.

Flexibel werken een belangrijke pull factor in recruitment

Nederland liep altijd al voorop als het gaat om thuiswerken. Nu met de pandemie hebben we samen meer dan ooit ontdekt hoe we dit optimaal kunnen inrichten en maximaal gebruik maken van technologie en innovatie. Naar verwachting zal thuiswerken ook na Corona populair blijven. En waarom ook niet? Werknemers vinden het een belangrijk pluspunt bij het kiezen van een baan. Bij het zoeken naar nieuwe medewerkers is het dan ook een goed idee om dit mee te nemen in de werving. Is jouw bedrijf goed ingesteld op werken op afstand? Vermeld dat dan duidelijk in je vacatureteksten. Dat geeft je zeker een streepje voor.

Vind je nieuwe medewerker op Indeed