De beste exitgespreksvragen voor bruikbare inzichten

Veel recruiters en hr-professionals kunnen wel wat hulp gebruiken bij het voeren van exitgesprekken. Daarom zoeken zo veel mensen op internet naar lijstjes met vragen die ze tijdens zo’n gesprek kunnen stellen.

Een succesvol exitgesprek draait echter om meer dan goede vragen. Dat ontdekte Indeed tijdens een gesprek met twee hr-experts. Als je waardevolle informatie wilt verzamelen, is het belangrijk dat je de juiste vragen stelt, maar ook dat er vóór en na het exitgesprek contactmomenten zijn. Lees hier wat je kunt doen, en vragen, om meer uit je exitgesprekken te halen.

Stel resultaatgerichte vragen tijdens exitgesprekken 

Een exitgesprek is je laatste kans om een positieve indruk achter te laten bij en inzichten te verkrijgen van medewerkers die je bedrijf verlaten. Een onderzoek van Harvard Business Review over exitgesprekken wijst uit dat wat je vraagt en hoe je die vragen verwoordt, van invloed zijn op de kwaliteit van de feedback die je ontvangt.

Bedenk dus vragen die bruikbare informatie opleveren. 

Het is bijvoorbeeld belangrijk dat je vragen op een positieve manier formuleert. Vraag bijvoorbeeld ‘Wat vond je het leukst aan je werk bij ons?’ en ‘Als je iets mocht veranderen, wat zou je dan verbeteren aan deze baan?’. Hiermee zet je de toon voor het gesprek. Vermijd vragen als ‘Wat vond je niet goed aan je baan?’ of ‘Waarom wil je weg?’, want die hebben een negatieve ondertoon.

Houd ook voor ogen dat je informatie wilt verzamelen waar je iets mee kunt. Stel vragen die antwoorden opleveren waar je actie op kunt ondernemen, om veranderingen door te voeren waar zowel huidige als toekomstige medewerkers iets aan hebben. Vraag bijvoorbeeld ‘Sloten je verantwoordelijkheden en taken aan bij de verwachtingen die je van deze functie had, en kun je je antwoord toelichten?’. Zo kom je erachter of de omschrijving van de functie wel genoeg aansloot bij het daadwerkelijke werk. 

Met de vraag ‘Had je de nodige middelen, bronnen, trainingen en medewerkers tot je beschikking om effectief te kunnen werken?’ krijg je inzicht in de beschikbare ondersteuning voor de functie (of het gebrek daaraan). Vraag ook ‘Heb je suggesties om ons bedrijf tot een prettigere werkplek te maken?’ om erachter te komen welke verbeterpunten de medewerker ziet voor je bedrijf.

Voorbeeldvragen voor exitgesprekken:

  • ‘Wat vond je het leukst aan je werk bij ons?’ 
  • ‘Als je iets mocht veranderen, wat zou je dan verbeteren aan deze baan?’ 
  • ‘In hoeverre sloten je verantwoordelijkheden en taken aan bij je verwachtingen van deze functie?’ 
  • ‘Had je alles tot je beschikking om effectief te kunnen werken (middelen, bronnen, trainingen, medewerkers)?’ 
  • ‘Heb je suggesties om ons bedrijf tot een prettigere werkplek te maken?’ 
  • ‘Kun je dat toelichten?’ 
  • ‘Kun je me een voorbeeld geven?’

Stel je vragen voorafgaand aan het exitgesprek

Deze vragen zijn een goede basis voor elk exitgesprek, maar als je echt alles uit die laatste bespreking wilt halen, is het een goed idee om je zorgvuldig bedachte vragen al vóór het exitgesprek te stellen. Beth Perkins, Director People & Culture bij O3 World, dat digitale producten ontwikkelt, gebruikt deze tactiek om exitgesprekken om te zetten in positieve gesprekken over de behoeften, carrièreontwikkeling en doelen van de medewerker.

Perkins gebruikt sinds kort een nieuw hulpmiddel: een enquête vóór het exitgesprek. Ze stuurt medewerkers een vragenlijst voor ‘exitgespreksanalyse’ om voorafgaand aan het exitgesprek nuttige informatie te verzamelen. Ze leest de reacties van medewerkers (tot nu toe heeft iedereen de enquête ingevuld) voordat het geplande gesprek van een uur plaatsvindt. 

Volgens Perkins dragen deze inzichten bij aan een gerichter en genuanceerder exitgesprek. Ze opent elk gesprek door te vertellen wat haar doel is (leren hoe ze het bedrijf beter kan maken) en vraagt de medewerker vervolgens kort samen te vatten hoe hij of zij het werk heeft ervaren. Er kunnen bepaalde punten uit de eerdere vragenlijst aan bod komen, maar daarmee nodig je medewerkers juist uit om verder uit te weiden over belangrijke onderwerpen.

“Ik leer zo veel van exitgesprekken”, zegt Perkins. “Negen van de tien keer komen er dingen uit die we hadden kunnen veranderen als de medewerker eerder het gesprek met ons was aangegaan. Sinds ik dat heb ontdekt, probeer ik vaker met mensen te praten over hun carrièredoelen. Dat doen we nu elk kwartaal.”

Voorbereidingen voor exitgesprek

Leer van de redenen waarom medewerkers weggaan 

In 2019 schatte Gallup dat de VS jaarlijks een biljoen dollar verliest wegens vrijwillig personeelsverloop. Leti Naranjo, technisch recruiter bij afstandswervingsbureau DistantJob, gebruikt exitgesprekken als middel om informatie te verzamelen die werkgevers kunnen gebruiken om talenten te behouden.

Naranjo benadrukt dat elk exitgesprek anders is. Dit soort gesprekken wordt beïnvloed door persoonlijke details, zoals de reden voor vertrek of de aard van iemands werk. Als je deze informatie verzamelt, kun je persoonlijke factoren scheiden van de dingen die je bedrijf nodig heeft om beter te worden in het aantrekken en behouden van medewerkers. 

Om een voorbeeld te noemen, zegt Naranjo dat de thuiswerkers met wie zij werkt (vooral freelancers), gewend zijn aan contracten die aflopen. Ze zijn doorgaans al voorbereid op hun volgende stap. Deze medewerkers zijn vaak dankbaar voor de kans die ze krijgen en minder emotioneel betrokken bij het bedrijf. Meestal hebben ze ook helderdere inzichten dan medewerkers die lang voor een bedrijf hebben gewerkt en die onverwacht hun baan kwijtraken. 

Naranjo houdt rekening met dit soort verschillen en gebruikt daarom alleen een gesprekssjabloon om de nodige logistieke informatie bij te houden. Verder gebruikt ze het exitgesprek vooral als moment voor respectvolle hoor en wederhoor. Ze erkent de emoties van de medewerker (bijvoorbeeld door te zeggen dat ze begrijpt dat deze situatie niet makkelijk is) en is direct in haar communicatie (ze maakt niets mooier dan het is, want dat kan kleinerend overkomen). En het allerbelangrijkste: ze luistert goed en vraagt zichzelf af of er bepaalde problemen zijn die kunnen worden opgelost.

Toch benadert Naranjo het exitgesprek niet per se als kans om medewerkers bij het bedrijf te houden. Ze verzamelt liever informatie die haar werkgeversklanten kunnen gebruiken om, waar nodig, verbeteringen door te voeren voor de toekomst.

“Als iemand de deur uitloopt en je verder niets uit het gesprek hebt gehaald, is dat een gemiste kans”, zegt Naranjo.

Analyseer informatie uit exitgesprekken

Een exitgespreksrapport versturen, is een logische volgende stap, maar veel bedrijven denken hier niet aan. Minder dan een derde van de door Harvard Business Review ondervraagde werkgevers zou een voorbeeld kunnen geven van specifieke actie die zijn of haar bedrijf heeft ondernomen naar aanleiding van een exitgesprek. Sommige bedrijven maken helemaal geen overzicht van de gegevens die ze tijdens exitgesprekken verzamelen. Andere doen dat wel, maar analyseren de resultaten niet. En veel bedrijven vergeten nog steeds de opgedane inzichten met de rest van het bedrijf te delen.

Alle waardevolle informatie die je tijdens exitgesprekken verzamelt, gaat verloren als je die niet analyseert om inzichten op te doen en vervolgens actie onderneemt om positieve veranderingen door te voeren binnen je bedrijf. Als je achteraf een rapport opstelt met de vergaarde informatie, zet je routinematige exitgesprekken om in een nuttig hulpmiddel waar je echt iets aan hebt. 

Hoe de rapporten van exitgesprekken eruitzien, hangt af van de aard, behoeften en doelen van je bedrijf. Denk goed na over wat je in de rapporten wilt opnemen, met wie je de informatie wilt delen en wat je kunt en moet doen om de gewenste resultaten te behalen. 

exitgespreksrapport versturen

Een succesvol exitgesprek draait om meer dan alleen goede vragen

Tijdens een effectief exitgesprek verzamel je nuttige informatie. En hoewel goed voorbereide, open vragen belangrijke feedback van medewerkers opleveren, zijn de vragen niet het enige wat je nodig hebt voor een succesvol exitgesprek.

Stuur medewerkers vóór het gesprek een vragenlijst en stel na het gesprek een rapport op met je bevindingen om nog meer inzichten te krijgen waarmee je je organisatie nog beter kunt maken. Heb aandacht voor de medewerker en zijn of haar carrièredoelen en persoonlijke omstandigheden. Zo bied je vertrekkend personeel een positieve laatste ervaring bij je bedrijf en doe je inzichten op waarmee je op de lange termijn talent beter kunt aantrekken en behouden.

Vind je nieuwe medewerker op Indeed